Workflow Management Software

Eine Workflow Management Software (alternativ Workflow Management System, abgekürzt WfMS) bildet häufig das Bindeglied zwischen einer ERP-Software und der sonst im Unternehmen etablierten Prozesslandschaft. Workflows sind hierbei Prozesse, die von einem Prozessitem durchlaufen werden können denen zusätzlich eine Organisationsstruktur zugrunde liegt.

Die Einführung einer WfMS ist in der Regel mit geringerem Aufwand verbunden und bietet mehr flexibilität, als die programmatische Umsetzung von Geschäftsprozessen innerhalb einer ERP Software. Der geringere monetäre Aufwand für die Einführung einer WfMS, ergibt sich durch zwei wesentliche Faktoren:

  • Die Lizenzkosten für WfMS sind in der Regel geringer, als die von ERP-Software
  • WfMS sind darauf ausgerichtet, flexibel Geschäftsprozesse abzubilden und bieten die Möglichkeit zur Anbindung an andere Softwaresysteme (z. B. ERP Software)

Wann macht die Einführung einer Workflow Management Software Sinn?

Dort wo standardisierte Prozesse gelebt werden, ist eine WfMS sinnvoll. Das fängt schon bei kleinen Unternehmen an, wenn beispielsweise die Themen Reisekostenabrechnung und Urlaubsanträge betrachtet werden. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, sollte hierbei gemacht werden, da für die Einführung auch Investitionen notwendig sind. Je größer ein Unternehmen wird, desto größer werden die Aufwende für die Betreuung von Standardprozessen. Hierdurch ergeben sich Einsparungspotentiale, so dass eine WfMS einen wirtschaftlichen Vorteil einbringt.

Kann jeder Prozess über eine WfMS abgebildet werden?

Ja, ABER. Jene Prozesse, die bereits über eine andere Software abgebildet werden (wie z. B. die Fakturierung), sollten nicht generell über eine WfMS umgesetzt werden, wenn es hierfür keinen herausgestellten Grund gibt. Ähnlich ist es bei Ad hoc Prozessen oder semi-standardisierten Prozessen. Es gilt im Einzelfall zu prüfen, welcher Prozess über eine WfMS umzusetzen ist.

Haben Sie weiterführende Fragen?

Wir beraten Sie gerne! Unterstützen können wir Sie bei der Auswahl und  Implementierung einer geeigneten WfMS für Ihr Unternehmen. Weitergehend unterstützen wir Sie bei der Identifizierung von abbildbaren Prozessen oder helfen bei der Optimierung bestehender Prozesse.