Digitalisierung – Innovation durch IT Systeme

Das Thema Digitalisierung bietet einen fundierten Nährboden für nahezu jedes IT getriebene Unternehmen um Leistungen, vor allem im Dienstleistungssektor, gewinnbringend zu vermarkten. Das Potential einer IT gestützen Optimierung von Geschäftsprozessen, veranlasst so manche Führungskraft, großzügige IT Budgets für Innovative Vorhaben freizugeben. Ob dies jedoch immer sinnvoll ist, gilt es zu analysieren.

Mit der Größe eines Unternehmens, wächst gleichermaßen auch das Innovations- oder Digitalisierungsportential, wenn diese Themen nicht auf der gelebten Tagesordnung stehen. So manch ein gestandener Unternehmer mag nun die Schlussfolgerung ziehen, dass ein Digitalisierungsrückstau eine nahezu unüberwindbare Hürde darstellt und realisierbares Budget diesem Thema gerecht werden kann. Auch in diesem Fall, kann eine Analyse Quick-Wins aufzeigen.

Entscheidungshifen für Führungskräfte

Sie als Führungskraft stehen unter Umständen vor der Fragestellung, ob und welche Budgets für Innovations- oder Digitalisierungsvorhaben bereitgestellt werden sollen. Erstellen Sie eine Liste der wichtigen Prozesse Ihres Unternehmenes (ggf. in einem Workshops mit qualifizierten Mitarbeitern) und prüfen Sie, welche der folgenden Eigenschaften die Prozesse erfüllen:
 
  1. Cash-Cows: Welche Prozesse tragen maßgeblich zum Umsatz/Gewinn des Unternehmens bei.
  2. Häufig vorkommende Prozesse: Exemplarisch für diesen Bereich wären die Reisekostenabrechung oder Urlaubsanträge. Auch das Incedent-Management wird in diesem Kontext häufig ein Kandidart sein.
  3. Repitative Prozesse: Wiederkehrende Prozesse, wie z. B. Gehaltsabrechungen, Erstellung des Jahresabschluss, etc.
  4. Prozesse mit vielen Schnittstellen: Dieser Bereich adressiert komplexere Unternehmensprozesse, bei denen ein Prozessitem durch viele Hände/Abteilungen läuft.
  5. Hoher manueller Bearbeitungsaufwand: In der Regel gelebte Ad hoc Prozesse. Wie Z. B. in der Sachbearbeitung.
Betrachten Sie jetzt folgende Fragestellung in Bezug auf jeden identifizierten Prozess: Was passiert, wenn zentrales IT System ausfällt?
 
Antwort: Der Aufall keinen Impact auf den Prozesse.
Schlussfolgerung: Dieser Prozess hat in der Regel ein hohes Digitalisierungsprential.
 
Antwort: Der Aufall hat zur Folge, dass der Prozess nicht mehr durgeführt werden kann.
Schlussforgerung: Der Prozess weisst ist zumindest teilweise Digitalisiert, eine genauere Analyse kann weitere Digitalisierungsmöglichkeiten aufzeigen. In jedem Fall ist das Risikomanagement nicht ausreichend.
 
Antwort: Der Ausfall hat zur Folge, dass eine analoge oder lokale Fallback-Lösung verwendet werden muss. Eine Synchronisation muss bei Verfügbarkeit des zentralen IT Systems vorgenommen werden.
Schlussfolgerung: Sie haben alles richtig gemacht. Wir können – im positiven Sinne – nichts mehr für Sie tun.
 

Mit der Digitalisierung beginnen

Bevor sinnbildlich der erste Spatenstich gemacht werden kann, muss ein Verständnis für das Thema Digitalisierung und Innovation geschaffen werden. Wann kann wirklich davon gesprochen werden, dass ein Unternehmen vollständig digitalisiert arbeitet?
Die ISI Enterprise GmbH ist ein vollständig digitalisiertes Unternehmen. Diese Aussage wäre mit jedem Versendeten Geschäftsbrief per Post widerlegt. Besser wäre folgende Formulierung: Die ISI Enterprise GmbH hat die wesentlichen Geschäftsprozesse dahingehend Digitalisiert, dass relevante Informationen zentralisiert verwaltet werden und analoge Prozesse auf ein notwendiges Minimum reduziert wurden.
 

Der Grad der Digitalisierung

Es ist nicht unbedingt einfach für jeden nachzuvolliehen, was eigentlich Digitalisierung bedeutet. Betrachten wir mal die folgenden Aussagen:
  • „Eingehende Rechungen scanne ich ein und speichere diese auf meinem Rechner im Ordner Dokumente ab.“
  • „Ich wurde gebeten, dass Dokument in Digitalisierter Form zur Verfügung zu stellen. Ich habe es jetzt nochmal über Word ausgedruckt und dann über die Scannfunktion unseres Multifuktionsdruckers direkt als PDF-Per E-Mail verschicken lassen.“
  • „Ich habe über Jahre eine eigene Lokale Access / Excel Datenbank aufgebaut und Pflege diese.“
Alle drei Aussagen setzen darauf aus, dass ein Mitarbeiter, mehr oder weniger Erfahrung im Umgang mit einem PC hat. Seien wir mal ehrlich, wer hat sich noch nie über einen abfotographieten Text in einer PDF-Datei geärgert oder eine Passage abgetippt? Zugegeben, dass Beispiel ist stark konstruiert, aber könnten wir nicht bei der Access Datenbank unseres fleißigen Mitarbeiters vor Digitalisierung sprechen?
 
Ein Prozess ist genau dann hinreichend Digitalisiert, wenn alle relevanten Informationen, zu jedem relevanten Zeitpunkt, von allen betroffenen Personen zugänglich sind und entsprechend der Anforderungen bearbeitet werden können (Dominic Markowski, 2019).
 
Diese Definition ließe sich sicherlich noch weiter aufblähen. Um ggf. ein besseres Verständnis zu erzeugen reicht es aus, folgendes zu hinterfragen: Was passiert, wenn der Besitzer eines Prozessitems ausfällt? Stellt mein IT System alle notwendigen Informationen bereit, dass ein Vertreter den Prozess entsprechend der Anforderungen abschließen kann?
 
Bei Rückfragen zum Thema Digitalisierung stehen wir Ihnen gerne unverbindlich zur Verfügung. Auch akademisch geprägten Anfragen stellen wir uns gerne.